Standar Mutu Tisu Procurement untuk Pengadaan Bisnis

Tissue merupakan kebutuhan rutin pada hotel, restoran, perkantoran, hingga berbagai fasilitas komersial. Meskipun terlihat sederhana, pemilihannya tidak sebaiknya hanya berdasarkan harga. Tim Procurement perlu memastikan produk sesuai dengan kebutuhan pengguna dan standar perusahaan.

Karena itu, standar mutu tisu procurement dapat digunakan sebagai dasar evaluasi sebelum pengadaan. Standar tersebut dapat mencakup spesifikasi produk, kelembutan, daya serap, kekuatan, konsistensi kualitas, hingga dokumen pendukung dari supplier.

Apa Saja Standar Mutu Tisu Procurement?

Tidak ada satu standar yang dapat digunakan untuk seluruh jenis tissue. Facial tissue memiliki fungsi berbeda dari kitchen towel. Begitu juga dengan bathroom tissue, hand towel, dan napkin.

Karena itu, standar mutu tisu procurement sebaiknya dibuat berdasarkan fungsi setiap produk.

Namun terdapat beberapa kriteria dasar yang dapat digunakan sebagai acuan.

1. Spesifikasi Produk Harus Jelas

Procurement perlu mengetahui produk yang sedang dibandingkan. Periksa jumlah ply. Perhatikan jumlah sheets dalam setiap kemasan.

Ukuran tissue juga dapat diperiksa jika relevan dengan kebutuhan. Untuk produk tertentu, jenis emboss dapat menjadi bagian dari spesifikasi.

Informasi tersebut membantu Procurement melakukan perbandingan secara lebih adil.

2. Kelembutan Sesuai Fungsi

Kelembutan penting untuk tissue yang bersentuhan langsung dengan kulit. Facial tissue menjadi salah satu contohnya. Produk dapat digunakan pada wajah sehingga kenyamanan perlu diperhatikan. Napkin juga membutuhkan pertimbangan serupa.

Produk digunakan pada tangan dan area sekitar mulut selama pelanggan menikmati makanan. Namun tingkat kelembutan tidak perlu menjadi satu-satunya standar Procurement tetap perlu melihat fungsi utama setiap produk.

3. Memiliki Daya Serap yang Baik

Daya serap menjadi salah satu aspek penting dalam standar mutu tisu procurement. Terutama untuk hand towel, kitchen towel, dan napkin. Hand towel digunakan untuk membantu mengeringkan tangan setelah mencuci tangan.

Kitchen towel digunakan untuk membantu menangani minyak dan cairan selama aktivitas dapur. Sementara napkin dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan selama proses dining. Procurement dapat melakukan sample test untuk membandingkan kemampuan penyerapan beberapa produk. Hasil pengujian dapat menjadi pertimbangan sebelum menentukan pilihan.

4. Kekuatan Tissue Saat Digunakan

Tissue perlu memiliki performa yang sesuai dengan fungsinya. Produk tidak sebaiknya terlalu mudah rusak ketika digunakan secara normal. Hal tersebut penting terutama ketika tissue bersentuhan dengan cairan.

Procurement dapat melakukan pengujian sederhana. Gunakan produk sesuai fungsi sebenarnya. Kemudian perhatikan kondisi tissue setelah digunakan. Evaluasi ini dapat membantu mengetahui apakah kualitas produk sesuai dengan kebutuhan operasional.

5. Efisiensi Jumlah Pemakaian

Harga murah belum tentu menghasilkan biaya penggunaan yang lebih rendah. Jumlah tissue yang digunakan juga perlu diperhitungkan. Misalnya, sebuah hand towel membutuhkan beberapa lembar untuk mengeringkan tangan.

Produk lain mungkin membutuhkan jumlah berbeda. Perbedaan tersebut dapat memengaruhi konsumsi bulanan. Karena itu, Procurement dapat melihat cost per use, bukan hanya harga per kemasan. Pendekatan tersebut memberikan gambaran yang lebih realistis mengenai efisiensi produk.

6. Konsistensi Kualitas Produk

Pengadaan B2B biasanya dilakukan secara rutin. Karena itu, kualitas perlu konsisten dari satu periode ke periode berikutnya. Produk yang telah disetujui sebaiknya tetap memiliki karakter yang sama ketika dibeli kembali. Konsistensi penting bagi bisnis hospitality.

Hotel dan restoran perlu menjaga standar pelayanan kepada setiap tamu. Perubahan kualitas tissue dapat memengaruhi pengalaman tersebut. Karena itu, kemampuan supplier menjaga mutu perlu masuk dalam proses evaluasi.

7. Tampilan Produk Sesuai Standar Bisnis

Tidak semua tissue hanya dinilai berdasarkan fungsi. Beberapa produk juga menjadi bagian dari presentasi. Napkin dan dinner serviettes merupakan contohnya. Produk dapat terlihat langsung pada table setting restoran.

Kerapian dan tekstur dapat memengaruhi keseluruhan presentasi meja. Emboss juga dapat memberikan karakter visual berbeda. Restoran premium dapat mempertimbangkan aspek tersebut sebagai bagian dari standar mutu.

Hal serupa berlaku untuk tissue yang ditempatkan pada guest room maupun area hospitality lainnya. Produk perlu selaras dengan standar pelayanan bisnis.

8. Sertifikasi yang Relevan

Sertifikasi dapat menjadi dokumen pendukung dalam proses Procurement. Namun setiap sertifikasi memiliki ruang lingkup berbeda. Karena itu, Procurement perlu melihat relevansinya terhadap produk maupun perusahaan.

Dokumen juga perlu dapat diverifikasi. Supplier dapat diminta memberikan informasi sertifikasi yang dibutuhkan dalam proses pengadaan.

Dengan demikian, sertifikasi digunakan sebagai bagian dari proses evaluasi. Bukan sekadar sebagai klaim pemasaran.

9. Sumber Bahan Baku yang Bertanggung Jawab

Aspek sustainability semakin relevan dalam proses Procurement. Perusahaan dapat mempertimbangkan asal serat kertas yang digunakan.

Sumber bahan baku yang dikelola secara bertanggung jawab dapat menjadi salah satu kriteria. Hal ini terutama penting bagi perusahaan yang menerapkan responsible procurement.

Sertifikasi terkait pengelolaan hutan dapat digunakan sebagai dokumen pendukung. Procurement kemudian dapat memeriksa kesesuaiannya dengan kebijakan perusahaan.

10. Kemampuan Supplier Menjaga Pasokan

Mutu produk perlu berjalan bersama kontinuitas supply. Produk berkualitas tidak akan membantu operasional jika sulit diperoleh ketika dibutuhkan.

Procurement perlu mengetahui kemampuan supplier. Perkirakan kebutuhan bulanan terlebih dahulu. Kemudian lihat apakah supplier mampu memenuhi volume tersebut secara konsisten.

Pertimbangkan juga peningkatan kebutuhan. Hotel dapat mengalami high season. Restoran dapat mengalami peningkatan pelanggan pada periode tertentu.

Banquet dapat membutuhkan tissue dalam volume besar ketika terdapat event. Karena itu, kemampuan pasokan dapat menjadi salah satu bagian dari standar mutu tisu procurement untuk pengadaan B2B.